集金さん

同窓会の会費の、
集め方

同窓会の幹事がいちばん困るのは、当日の段取りではなく、その前の会費集めだと思います。 人数が多く、連絡先が全員ぶん揃っておらず、 しかも「行けるかどうか」が最後まで決まらない。 それでいて、会場には先にお金を払わなければなりません。

事前に集めるか、当日に集めるか

事前に集めるのを基本に、難しい人だけ当日現金にするのが無難です。 同窓会は会場への支払いが先にあるので、当日だけで集めると、 幹事の立て替えが大きくなり、ドタキャンのぶんも幹事がかぶります。

事前に集める弱点は「入金の確認がいる」ことだけです。 集金さんは、ここを引き受けます。払った人が自分で「払いました」と知らせ、 幹事の画面には、だれが済んでだれがまだかが並びます。当日現金の人も、同じ表に「現金」と出るので、 受付では名前をタップして消し込むだけです。 事前のぶんと当日のぶんで、表を分ける必要はありません。

飲み会の集金と、何が違うか

名簿が揃う前に、始められます

人数だけで集金表をつくると、名前の空いた枠ができます。 URLを開いた人が自分で名乗って、その枠に入ります。 「30人くらい」の段階で案内を回しはじめて、名前はあとから埋まる、という順番にできます。

枠が余っていなくても、URLさえ届いていれば、名簿になかった人が自分で加われます。 同級生づてに回ってもらう集まりでは、これがいちばん効きます。 幹事には「あとから加わった」と伝わるので、人数と合計が黙って増えることはありません。

恩師や遠方の人だけ、金額を変える

「名前 金額」の形で1行にひとりずつ入れると、人ごとに会費を変えられます。

中村先生 0
山田 8000
佐藤 8000
鈴木 6000

金額のわけは、ほかの人には見えません。URLを開いた人に出るのは自分の分だけです。 恩師を無料にする、遠方から来る人を安くする、幹事が少し多く持つ。 そうした気づかいを、全員の前に並べずに済みます。

払い方が世代でばらけても、URLはひとつ

PayPay・楽天ペイ・Kyash・銀行振込・現金から、複数えらんでおけます。 払う人がやりやすいほうを自分で選ぶので、幹事が振り分ける必要はありません。 スマホ決済を使わない同級生がいても、同じURLを配るだけで済みます。

PayPayで受け取るなら、受け取りリンクの作り方にまとめてあります。現金で当日集めるぶんは、幹事が名前をタップして消し込めます。

まだの人への連絡と、キャンセルが出たとき

何年も会っていない同級生に「まだ払っていませんよね」とは言いづらいものです。 集金表から、まだの人に送る文面をそのままつくれます。 名前を入れない言い方、やんわりした言い方も選べるので、 同窓会のグループに一度流すだけで済みます。 だれが払っていないかが見えるのは幹事だけです。

集金さんはお金を預かりません。事前に払った人が来られなくなったら、 返金は幹事から本人へ直接おこないます。 名前ごとに幹事だけが見られる備考を残せるので、 「返金済み」「次回に回す」などを書いておけます。 返金するかどうかの線引きは、会場のキャンセル期限に合わせて、 案内の時点で決めておくと揉めません。

35〜50人の同窓会で、使われています

この秋も、35人から50人ほどの同窓会の会費集めに使われています。 ひとつの集金表は150人まで。人数が多いほど、 「だれが済んだか」を手で数えなくていいことが効いてきます。

毎年ひらく会なら、次の回は前の集金表の名前をそのまま呼び出せます（同じ端末でつくるか、LINEにつないでおいた場合）。 名簿を打ち直すのは、最初の一回だけです。

集めたあとの、会計報告まで

名前・金額・払った日・受け取り方・備考を、まるごとCSVでダウンロードできます。 エクセルやスプレッドシートでそのまま開けるので、 幹事会への報告や、次回の幹事への引き継ぎにも使えます。エクセルの集金表から移す場合も、名前と金額を貼り付けるだけです。

年末年始の同窓会は、11月に動きはじめる

同窓会がいちばん開かれるのは、みんなが地元に戻る年末年始です。 店が忘年会・新年会で埋まる時期でもあるので、 幹事の動き出しは11月。 名簿はどうせ揃わないので、会場を押さえたら人数だけで集金表をつくって、 同級生づてに回しはじめるのが、間に合わせるコツです。

成人式のあとの同窓会も、この形がいちばん多いです。 50人規模でも、連絡がつく人からURLを回しはじめれば、 名簿は成人式までに揃っていなくてかまいません。 職場の集まりを兼ねるなら忘年会の会費を集めるも同じやり方です。道具くらべは飲み会の集金アプリの選び方にまとめています。

会費のほかにもうひとつ、同窓会の幹事がよく困るのが「近況をどう共有するか」です。 おなじ作者のTrailCard「みんなのページ」なら、参加者が自分の近況カードを載せていく名簿ページを、リンク1本で作れます（無料・合いことば付きにもできます）。

こんな集まりで使われています

よくある質問

同窓会の会費は、事前に集めるのと当日に集めるのと、どちらがいいですか。

事前に集めるのを基本にして、難しい人だけ当日現金にするのが無難です。会場への支払いが先にあるので、当日だけで集めると幹事の立て替えが大きくなり、ドタキャンのぶんも幹事がかぶります。集金さんなら、事前に払った人と当日現金の人を、同じ1枚の集金表で管理できます。

事前に払った人が、来られなくなりました。返金はどうなりますか。

集金さんはお金を預からないので、返金は幹事から本人へ直接おこないます。集金表には、幹事だけが見られる備考を名前ごとに残せるので、「返金済み」などを書いておけます。返金するかどうかの線引き（会場のキャンセル期限など）は、案内の時点で決めておくと揉めません。

何年も会っていない同級生に、催促しづらいです。

まだの人に送る文面を、集金表からそのままつくれます。名前を入れない言い方も選べるので、グループに一度流すだけで済みます。だれが払っていないかが見えるのは幹事だけで、参加者どうしには見えません。

名簿がまだ揃っていません。全員の名前が分からなくても作れますか。

作れます。人数だけで集金表をつくると、名前が空いた枠ができます。URLを開いた人が自分で名乗って、その枠に入ります。名簿が固まる前に案内を回しはじめられます。

案内が回って、名簿になかった人が来ました。

枠が余っていなくても、URLさえ届いていればその人が自分で加われます。幹事には「あとから加わった」と伝わるので、人数と合計が黙って変わることはありません。

恩師や遠方の人だけ会費を変えたいです。

変えられます。「名前 金額」の形で1行にひとりずつ入れると、人ごとに金額を設定できます。金額のわけは、ほかの参加者には見えません。自分の分だけが表示されます。

PayPayを使わない人がいます。

同窓会は年齢の幅があるので、まず混ざります。PayPay・楽天ペイ・Kyash・銀行振込・現金から複数えらんでおけば、払う人がやりやすいほうを選びます。幹事が振り分ける必要はありません。

会計報告に使えますか。

使えます。名前・金額・払った日・受け取り方・備考をCSVでダウンロードできるので、エクセルやスプレッドシートでそのまま開けます。

何人まで作れますか。いくらかかりますか。

ひとつの集金表は150人までです。無料で、登録もアプリのインストールもいりません。集金さんはお金を預かりませんし、手数料もかかりません。

名簿は、あとからで
大丈夫です。