集金さん忘年会の会費を
集める
忘年会の会費は、当日ではなく事前に集めるのがいちばん早いです。 集金表をつくってURLをLINEに貼れば、誰が払ったかは自動で記録されます。 レジ前でお釣りをつくる作業も、「あとで払う」を覚えておく作業もなくなります。
忘年会の集金は、なぜ毎年大変か
✓店への支払いが先に来る
コース料金は当日、ときにはコースの予約金が前日までです。会費が集まりきる前に、幹事が立て替えることになります。
✓レジ前が渋滞する
一次会の終わりに現金を数えると、お釣りが足りない、万札しかない、が必ず起きます。二次会に行く人はもう出ています。
✓直前の欠席と途中参加
12月は体調も予定も崩れます。人数が動くたびに、集めた額と払う額の計算がやり直しになります。
✓役職で会費が違う
部長は多め、新人は少なめ。よくある傾斜ですが、金額の一覧を全員に見せるわけにはいきません。
事前に集める段取りは、3つだけ
1.集金表をつくる
会の名前・人数・会費を入れる。役職で金額を変えるなら「名前 金額」で1行ずつ。30秒で終わります。
2.URLをグループLINEに貼る
出てきたURLをひとつ配るだけ。参加者は登録なしで開いて、自分の名前を選びます。
3.払われるのを待つ
参加者が払うと集金表に自動で記録されます。まだの人が誰かは、幹事の画面でいつでも見られます。
配るのはURLひとつです。参加者にアプリのインストールも登録もいりません。 LINEでの配り方はLINEのグループで集金するにまとめてあります。
集金の案内文例。そのまま貼れます
丁寧に書こうとして長くなるほど、読まれずに流れます。 書くのは金額・締切・払い方の3つだけ。URLが残りを引き受けます。
ふだんのグループなら
12/12(金)の忘年会、会費のご案内です🍻 下のURLで自分の名前を選んで、都合のいい方法で払ってください （PayPay・振込・当日現金もOK）。締切は12/5です！ https://shukinsan.com/p/…
上司・目上の方がいる場なら
お疲れさまです。12/12(金)の忘年会は、会費を事前集金とさせて いただいております。お手すきの際に、こちらからお手続き いただけますと幸いです（当日現金でも承ります）。 https://shukinsan.com/p/…
締切が近づいたら
忘年会の会費、締切が金曜に迫ってきました！ まだの方はこちらからお願いします。 当日現金の方は、そのままで大丈夫です🙆 https://shukinsan.com/p/…
「事前集金とさせていただいております」と決まりごととして案内するのがコツです。 個人のお願いではなくなるので、目上の方にも角が立ちません。 だれに届いてだれがまだかは集金表が覚えているので、 2通目以降は全員に送らずに済みます。
役職で金額を変えても、内訳は見えません
「名前 金額」の形で1行にひとりずつ入れると、人ごとに会費を変えられます。
田中部長 8000 佐藤 5000 鈴木 5000 新人の高橋 3000
URLを開いた人に出るのは自分の金額だけです。 役職の傾斜も、遅れて来る人の割引も、全員の前に並べずに済みます。 傾斜の計算と伝え方は飲み会の傾斜計算ツールに詳しくまとめてあります。合計と人数を入れるだけで金額が出ます。
会費は、いくらにするか
忘年会の会費の相場は、4,000〜6,000円です。 集金さんでつくられた実際の集金表では、一人あたり中央値5,000円、 いちばん多い設定額も5,000円でした（集金さん調べ）。 コース料金に飲み放題と少しの余裕を足した水準で、 この範囲に決めておけば大きく外しません。
役職で差をつけた実例は、先輩が2,000〜3,000円多く払う「上乗せ型」か、 若手を1,000〜2,000円引く「割引型」のどちらかで、段の数は2〜3段がほぼすべてでした。 倍率で決めた例は見当たりません。差額で決めるのが実態です。
人数や支払いスピードの集計は数字でみる集金のリアルに置いてあります。PayPayで受け取るなら受け取りリンクの作り方を先に済ませておくと、集金表づくりが30秒で終わります。
二次会の会費は、表を分ける
一次会と二次会は、出る人が違います。ひとつの表で「二次会も出る人は+3,000円」と やると、直前の合流・離脱のたびに直すことになります。二次会は別の集金表にして、行くと決まった人にだけURLを渡すほうが、 結局早いです。
二次会側の段取りは二次会の会費を集めるにまとめてあります。作成は30秒なので、当日、店を出る前につくっても間に合います。
忘年会幹事の、やることリスト
集金だけが幹事の仕事ではないので、全体の段取りも置いておきます。
- ☐【3〜4週間前】日程調整と店の予約。12月の金曜は早く埋まります
- ☐【2週間前】出欠を締めて、集金表をつくってURLを配る
- ☐【1週間前】まだ払っていない人に、集金表からひと声かける
- ☐【前日】人数の最終確定を店に連絡。欠席分の会費を直す
- ☐【当日】現金の人だけ受け取って、名前をタップして消し込む
- ☐【あと】CSVを落として立て替え分を精算。おつかれさまでした
こんな忘年会で使われています
年が明けても、同じやり方が使えます。友だちや家族の集まりならプレゼント代の連名集金をどうぞ。道具くらべは飲み会の集金アプリの選び方にまとめています。
よくある質問
- 何をすればいいですか。幹事は初めてです。
- 集金表に会の名前・人数・会費を入れてつくり、出てきたURLをグループLINEに貼るだけです。参加者は自分の名前を選んで、自分の金額と払い方を見て払います。誰が払ったかは自動で集金表に記録されます。
- 役職で会費を変えたいです。角が立ちませんか。
- 「名前 金額」の形で1行にひとりずつ入れると、人ごとに金額を設定できます。URLを開いた人に表示されるのは自分の分だけなので、部長がいくら、新人がいくら、という内訳は誰にも見えません。
- 直前の欠席や、二次会からの合流が出ます。
- 集金表はあとから直せます。欠席者は外し、途中参加の人は金額を変えるか、あとから枠に加われます。変わったことは幹事に伝わるので、合計が黙ってずれることはありません。
- PayPayを使わない上司がいます。
- PayPay・楽天ペイ・Kyash・銀行振込・現金から複数えらんでおけます。払う人が自分でやりやすいものを選ぶので、幹事が人ごとに振り分ける必要はありません。当日現金の人は、幹事が名前をタップして消し込めます。
- 会社の経費精算に記録が要ります。
- 名前・金額・払った日・受け取り方・備考をCSVでダウンロードできます。エクセルでそのまま開けるので、幹事の立て替え精算や庶務への報告に使えます。
- いくらかかりますか。参加者にアプリは必要ですか。
- 無料です。幹事も参加者も、登録もアプリのインストールもいりません。集金さんはお金を預からず、手数料も取りません。お金は参加者から幹事へ直接渡ります。
- ドタキャンが出ました。会費はどうすればいいですか。
- 先に店のキャンセル規定を確認してください。前日以降のキャンセルでコース料金が発生する店が多いです。その場合は、本人の枠を消さずに金額をキャンセル料ぶんに直すやり方が、角が立ちにくいです。集金表の金額は、あとから人ごとに直せます。
- 二次会の会費も、一緒に集められますか。
- 表を分けるのがおすすめです。一次会と二次会は出る人が違うので、ひとつの表にすると直前の合流・離脱のたびに直すことになります。二次会は行くと決まった人にだけ、別の集金表のURLを渡すほうが早いです。
- 集めたお金が足りなくなりそうです。幹事が立て替えるしかないですか。
- 不足が出るのは、集め終わる前に店への支払いが来るときです。締切を開催の2〜3日前に置いて事前に集めれば、立て替えは起きにくくなります。役職で傾斜をつけるときも、傾斜計算ツールは集まる合計が会費を下回らないように切り上げて計算するので、不足は出ません。端数の余りは当日の予備にしてください。
- 会費のお願いは、どう言えば丁寧ですか。
- 金額・締切・払い方の3つだけを短く書くのが、いちばん角が立ちません。目上の方には「事前集金とさせていただいております」と決まりごととして案内すると、個人のお願いにならずに済みます。このページの「集金の案内文例」をそのまま使ってください。
いいんです。